陈颂光
全栈工程师,承接从编译器到网站的各类软件开发与咨询,也可以聊历史哲学。
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用GNU Cash管理帐目

不管是个人还是中小企,准确了解自身的财务状况都是重要的,使用会计软件GnuCash记帐正是一个好的开始。通过复式记帐法,从你的工资和日常开销,到外币、证券、贷款的变动情况,也能了如指掌并通过直观的报表呈现。Android版甚至可助你随时随地记帐。而且,这款软件是免费的自由软件,有中文界面!

使用GnuCash

以下简单介绍GnuCash的一些简单用法,但GnuCash的强大功能还不止于此。

设置帐簿

  1. 打开GnuCash后,在文件菜单选择新建文件
  2. 前进
  3. 选择本位币(例如CNY(人民币元))后前进
  4. 可以作偏好设置,个人用户一般直接前进即可
  5. 选择要创建的科目,个人的话一般选通用科目即可,企业一般选企业科目即可,看到有其它合适的科目也一并选中后前进。
  6. 不需要对科目改名的话前进
  7. 应用
  8. 选择你的帐簿保存到哪个文件
  9. 现在你应该看到类似下面的: 默认GnuCash帐簿结构

可以看到帐簿分门别类,顶级有五类科目:

  • 资产,记录你拥有的东西,个人常见的子科目有:
    • 流动资产
    • 固定资产
  • 负债,记录你欠的东西,个人常见的子科目有:
    • 信用卡
  • 所有者权益,记录你的净值,个人常见的子科目有
    • 期初余额记录开始记帐前你的净值
  • 收入,记录你从别人收到的利益,个人常见的子科目有:
    • 薪金
    • 奖金
    • 利息收入
  • 支出,记录你给予别人的利益,个人常见的子科目有:
    • 房租
    • 用餐
    • 公共交通
    • 水电费
    • 医疗费用
    • 税费
    • 保险

记住,资产-负债=所有者权益+收入-支出。

科目之下你可以创建子科目,例如在活期存款下为你的每个银行帐户创建一个子科目。方法如下:

  1. 在上级科目右键菜单选新建会计科目
  2. 设置科目名称、计价货币等基本信息
  3. 设置科目类型
    • 资产可设为资产、银行、现金、股票、共同基金、应收帐款中最合适的一个
    • 负债可设为信用卡、负债、应付帐款中最合适的一个
  4. 资产和负债可以设置期初余额以反映开始记帐前的事实

记录交易

在复式记帐法中,交易就是把指定金额从一组科目转移到另一组科目,贷记转出的科目,借记转入的科目。转出的总金额必须与转入的总金额相同,不能无中生有(不然GnuCash能自动创建临时科目未平衡的某某币来平衡交易,但宜尽快结清它)。

支出

作为一个例子,假如你用现金买了个10块钱的拉面来吃,可以如下记帐:

  1. 在科目标签卡双击打开支出科目(如用餐
  2. 在电子表格中输入日期、交易描述(如拉面
  3. 转帐中选取款项来源(如资产:流动资产:现金
  4. 在支出中输入金额后回车确认交易

一个简单的交易

同时,你会在现金科目看到对应记录。其实你也可在这一科目而非上述的用餐录入上述记录,效果是一样的。

交易的另一角度

收入

收入的记帐与支出类似,作为一个例子,假如你的工行帐户收到4000块钱的薪金,可以如下记帐:

  1. 在科目标签卡双击打开支出科目(如薪金
  2. 在电子表格中输入日期、交易描述(如工资
  3. 转帐中选取款项去向(如资产:流动资产:活期存款:工行
  4. 收入中输入金额后回车确认交易

如果你稳定周期性地收到相同的收入 ,可以建立计划的交易,如右键上述交易计划

计划交易

购入或出售资产

如果你们买东西是预期到以后会卖出的,则买的时候应当让交易借记资产而非支出,卖出时则贷记资产,差额记入收入或支出。

作为一个例子,先以300块钱购入自行车,两年后以200块钱把它售出可以如下记帐。注意到这次我们涉及了超过两个科目,需要点工具栏的拆分。在查看菜单中可决定默认是否显示分拆。

购入与出售资产

对帐

这可能发现,每条记录有一列的值是,而你点它时会变成。这种单元格的作用是让你跟踪GnuCash中记录是否肯定与真实情况(如银行记录或点算现金)一致,当你确认一致时才把交易设为清。假如你发现余额一致,则可以用自动结清把其中所有交易标记为清,否则可以用操作菜单中对帐工具。

值得注意的是,可以批量导入其它QIF、OFX、CSV等格式的交易记录。

总结

当到了一个会计时期(如一年)结束,正是审视过去财务情况,以便在未来做得更好。

帐本结帐

按工具菜单中的帐本结帐会把收入加到所有者权益,支出则减去,并把收入和支出总额清零。这样就恢复到资产-负债=所有者权益

生成财务报表

报表菜单中提供了生成各种报表的选项,如资产负债表、损益表、现金流表等各种各样的表格,还有收/支饼图、资产/负债饼图、收/支对时间/星期几的关系图。

学生的支出饼图

关键词 gnucash 会计